Программы Партнеры Новости Контакты
ITCENTER : ПРОГРАММЫ ПАРТНЕРЫ НОВОСТИ КОНТАКТЫ ЭКОС-проект Файловый архив

 

Система управления проектной организацией «ЭКОС-Проект 3.0».

 


ДЛЯ ЧЕГО ЭТА СИСТЕМА?!

Прежде чем переходить к описанию возможностей программы давайте решим главный вопрос, — нужна ли Вам эта программа. Итак, кому и зачем она может быть полезной. Это программа для коллективной работы и у нее четыре основных потребителя:

  • руководство;
  • ГИПы;
  • начальники отделов;
  • экономисты.

Остановимся вкратце на каждой позиции. Начнем с руководства. Здесь нужно сразу определиться, что речь идет о должностях, которые непосредственно управляют производством и отношениями с Заказчиками. Это может быть директор, главный инженер, зам.директора и др. Это человек, который проводит планерки или производственные совещания, и которому для этого нужна свежая информация. Плюс необходима информация о неплатежах и неподписанных документах, с целью решения этих вопросов с Заказчиками (либо решение этих вопросов осуществляется на уровне ГИПов). Вкратце – сроки работ, платежи по авансам и актам, срыв подписания актов и договоров, возможности и сроки заключения новых договоров и др. В вашей организации текущее положение вещей может быть различным:

  • Получение текущей информации к планеркам не проводится, слушаем докладчиков (по сути, подготовка информации осуществляется ГИПами, и эту работу выполняют они и экономисты по платежам). Здесь ключевым является момент, что информация все равно готовится, только не централизованно, и специалисты ее готовят индивидуально. Недостаток – дублирование работы, отсутствие информации при отсутствии на планерке ответственного специалиста (командировка, отпуск и т.п.). Автоматизация может принести неплохой эффект.
  • Объемы работ позволяют участвующим сотрудникам держать информацию «в голове». В этом случае целесообразность автоматизации под вопросом, и, пожалуй, она не нужна.
  • Руководство получает всю необходимую информацию к планеркам. Здесь возникает вопрос – какой ценой? Возможно, что механизм отлажен и все хорошо (и это не нонсенс, это нормально), но есть вероятность, что на подготовку этой информации затрачивается большое количество времени экономистов и ГИПов, нередко информация вносится повторно из одной таблицы в другую. Иначе говоря, если для Вас все выглядит нормально, уточните у ГИПов и экономистов, легко ли им это дается. Здесь уже нужен взвешенный подход, к вопросу о целесообразности автоматизации.

Если принято решение об автоматизации работ, то нужно понимать, что это возможно только при поддержке руководства. Это не калькулятор экономиста, это взаимодействие всех служб между собой. Данные получаются и передаются централизованно. Более того, при «пробуксовке» отдельных винтиков механизма, полная картина не получится. Возможно, что на начальном этапе экономисты будут противниками. Почему? Есть консерватизм, люди привыкают к определенному стилю работы. Я работаю вот с этими табличками и вот с этими тетрадками, мне удобно, что вы еще хотите? Информацию вы получаете. Возможен такой ответ – да, конечно. Но за этим стоит очень низкая эффективность. Плюс любое внедрение нового требует осмысления и освоения, а это дополнительная работа, что часто тоже вызывает негативную реакцию. Часто вначале реакция отрицательная, потом говорят, что да, с программой, конечно, проще и удобнее. Но это потом. Есть и здравомыслящие экономисты, которые сразу видят, положительные стороны, и указывают, что нужно добавить вот это и это, тогда нормально. В любом случае если руководство спустит внедрение программы на самотек, и не будет активной поддержки, начинать эти работы нецелесообразно.

Перейдем к ГИПам. По сути, круг решаемых задач, схож с задачами руководства, но он глубже. То есть, число договоров меньше, но зато работ по каждому из них немало. Это сроки работ, платежи, подписание актов, экспертиза. Что прибавляется? Первично – координация работ подразделений. Контроль передачи заданий. Отгрузка комплектов документации. Оценка объемов и распределение денег между участниками работ. Привлечение субподрядчиков. Специфика работы ГИПа такова, что ему недостаточно еженедельной информации в режиме планерок, ему нужна текущая картина. Планы работ по договору, планы по комплектам рабочей документации. Здесь опять на помощь могут прийти тетрадки и блокноты, плюс постоянный мониторинг экономистов и канцелярии – проплатили, подписали?  Возможно, что по просьбе ГИПа сводная информация готовится экономистами по запросу или периодически. В любом случае, если не рассматривать вариант «а я все помню», поток информации большой. Поэтому ГИПы наиболее заинтересованы в оперативном получении информации и возможностях контроля. Иногда бывает, что ГИПы не дружат с компьютерами, в этом случае им может помогать кто-то  другой. Именно для ГИПов автоматизация может дать большое подспорье в работе.

Начальники отделов. Автоматизация позволяет получить оперативный доступ к планированию – это выполнение заданий и выполнение и последующая отгрузка комплектов чертежей. Со сводами по всем договорам и заказчикам. Кроме того, актуальным может быть и получение информации по плановым выполнениям. От этого зависит загрузка, премии или КТУ, в конечном итоге, зарплата сотрудников. Элементы стимулирования труда.

Экономисты. Наиболее критичная группа сотрудников. Именно здесь осуществляется ввод всей информации, ее переработка и контроль. Выдача необходимых плановых отчетов и отчетов по запросам. От качества их работы зависит наличие информации во всей организации. Полного отсутствия автоматизации здесь практически не бывает. Либо уже внедрены какие-то программы (в этом случае целесообразность перехода на другие программы нужно тщательно взвешивать), либо это в простейшем случае использование MS Excel, с требуемой отчетностью и самостоятельно выполненными настройками. Последнее решение часто требует повторного ввода информации в различные таблицы и снижает эффективность. Кроме того, MS Excel, это не программа для коллективного использования, поэтому она применяется как автоматизация различных рабочих мест и действий. Впоследствии информация переносится в сводные таблицы, для формирования отчетов. Эффективность внедрения специализированных программ достаточно высока, она снижает затраты на ввод информации и позволяет экономическому подразделению стать реальным источником информации для всех подразделений.

Что в итоге? Решение о внедрении и использовании систем управления проектной организацией напрямую зависит от воли руководства. Оно  невозможно без административной поддержки, так как охватывает определенный круг сотрудников. Внедрение может дать эффект, если будет заинтересованность как со стороны ГИПов, так и экономистов в конечных результатах работы.

Если у вас возник интерес к нашим разработкам, тогда можно перейти к более детальному рассмотрению предлагаемых решений.

ОПИСАНИЕ

В настоящий момент система «ЭКОС-Проект» внедрена во многих проектных строительных организациях. В их числе «Белпромпроект», «Минскметропроект», «Белнипиэнергопром», «Белгипродор», «Минскпроект» и другие. Крупные проектные организации  (с численностью более 100-200 человек), как правило, содержат в своем штате не одного экономиста и поэтому актуальным становится вопрос разделения и координации совместных работ, передачи информации и организации рабочих мест с учетом этой специфики. Кроме того, в отличие от бухгалтерского учета, экономический учет не так сильно стандартизирован и поэтому имеет свои особенности в различных организациях. Все это приводит к тому, что многопользовательская версия системы требует настройки рабочих мест с учетом разделения труда и специфики экономического учета конкретной организации. Поэтому внедрение системы осуществлялось путем индивидуальной настройки с составлением ТЗ на внедрение и проведением опытной эксплуатации. Цикл внедрения в среднем занимал около года и требовал достаточно существенных затрат. На основе более чем десятилетнего опыта внедрения системы, нами принято решение о разработке универсального варианта системы, позволяющего решать основные задачи экономического учета малых и средних предприятий.

Рассмотрим основные задачи экономического учета, решаемые системой. Разделим их на две основные категории – внешний экономический учет и производство проектных работ. К первой категории относятся вопросы экономического учета взаимодействия со сторонними организациями – заказчиками и субподрядчиками. Ко второй категории относятся вопросы экономического учета проведения работ собственными подразделениями организации. Для решения этих задач системой формируется информационная база, содержащая следующую основную информацию:

  • договора с заказчиками (заказчик, ГИП);
  • этапы выполнения работ (сроки, стоимость работ, условия авансирования);
  • акты выполненных работ (стоимость);
  • накладные (перечень отгруженной документации);
  • договора субподряда (субподрядчик);
  • акты субподрядных работ (стоимость);
  • этапы договоров субподряда (сроки, стоимость работ, условия авансирования);
  • входящие и исходящие платежные поручения (назначение платежа, суммы);
  • командировочные расходы (по сотрудникам);
  • разбивка стоимости собственных сил по подразделениям, выполнение (процентование);
  • прикрепление к договорам, этапам и актам файлов любого формата (например MS Wоrd, Excel, Autocad, pdf и пр.),  для обеспечения систематизированного хранения информации.

Система и результаты ее работы (отчеты) предназначены для использования руководством, экономистами, ГИПами и начальниками отделов. «ЭКОС-Проект» позволяет реализовать решение следующих задач:

  • экономический учет договорных отношений с заказчиками;
  • экономический учет договорных отношений с субподрядчиками;
  • контроль сроков поступления оплат по авансам и актам;
  • контроль сроков подписания актов;
  • формирование плановых перечней технической документации проекта ГИПом и последующий контроль ее отгрузки по накладным, с учетом вида отгрузки (предварительная, промежуточная и окончательная);
  • контроль отгрузки документации осуществляется как на уровне ГИПа, так и на уровне отдела;
  • создание типовых плановых перечней документации проектов (шаблонов);
  • разбивка стоимости работ по подразделением с последующим процентованием выполнения (позволяет организовать сдельный или сдельно-премиальный подход к оплате труда);
  • формирование годовых графиков плановых платежей по авансам и актам на основе сроков начала и окончания работ по этапам.

Система формирует различные отчеты в формате MS Excel. Перечень отчетов постоянно пополняется. Есть отчеты по конкретным документам (акт, накладная), сводные отчеты по организации в целом или отчеты по конкретному ГИПу или отделу.  Интерфейс системы предусматривает гибкую систему перехода по экранным формам и получения требуемой информации. Система является хронологической, то есть в ней предусмотрено хранение информации с учетом изменения календарных дат. Есть понятие текущий рабочий месяц, по завершению которого осуществляется переход к следующему. Система позволяет оперативно переключать рабочий месяц как вперед, так и назад, на требуемый месяц.

Система подразумевает следующий порядок работы:

  1. Формирование нового договора, включение нового этапа. Вносятся данные по этапу, стоимость собственных сил, вносятся при необходимости договора и этапы субподряда;
  2. ГИП определяет резервы и разбивки по подразделениям, перечень плановой технической документации этапа;
  3. Контролируем поступление аванса, после получения приступаем к работе по этапу;
  4. При необходимости вносим данные об оплате аванса субподряда;
  5. В ходе выполнения работ осуществляем процентование выполнений работ по подразделениям (если оно предусмотрено в виде авансирования), либо это делается позднее при составлении (подписании или оплате) акта.
  6. В ходе выполнения работ осуществляется отгрузка документации по накладным с привязкой к перечню плановой документации;
  7. В ходе выполнения работ вносим данные о командировках. Предусматривается два вида учета – командировки входят в собственные силы или нет. В первом случае они вычитаются из сумм разбивок по подразделениям, во втором случае они прибавляются к стоимости собственных сил и субподряда при формировании суммы по акту;
  8. Внесение изменений стоимости работ по доп.соглашениям, система хранит хронологию внесения таких изменений.
  9. По завершении работ формируем акт выполненных работ.
  10. ГИП формирует окончательные данные по подразделениям с распределением резервов.
  11. Контролируем даты подписания и оплат по акту.
  12. Вносим данные об оплатах субподряда.

 

 

Локальная версия модуля доступна для скачивания и может использоваться условно бесплатно  (без права коммерческого тиражирования программы).  Сетевая версия программы включает в себя сетевой сервер, менеджер настройки конфигурации и клиентские места пользователей. Сетевая версия подразумевает плавающие лицензии пользователей, то есть ограничение по числу одновременно работающих пользователей, само число пользователей неограниченно. Приобретение сетевой версии включает годовую техническую поддержку системы и возможности бесплатных обновлений в течение всего периода технической поддержки.

Цены на сетевую версию программы:

№                                п/п

Наименование

Цена, евро

1

Сетевой сервер, менеджер настройки конфигурации

750

2

Цена 1 клиентского места (2-5 клиентское место)

200

3

Цена 1 клиентского места (6-10 клиентское место)

150

4

Цена 1 клиентского места (11- 20 клиентское место)

125

5

Цена 1 клиентского места (20 и последующие рабочие места)

100

В качестве примеров ниже представлены лишь некоторые наиболее характерные экранные формы представления информации:

 

форма договора ПИР

субподрядные договора в генеральном договоре

Командировочные расходы по договору

Форма этапа договора

Плановая и фактическая отгрузка документации по этапу

Разбивки с/с этапа по подразделениям

Отчет по неоплаченным актам

Отчет по платежам заказчиков

Отчет по оплатам субподрядных работ

Отчет по плановой и фактической отгрузке документации отдела

Отчет по плановым платежам

Накладная на передачу документации

Акт выполненных работ

Производственный отчет по отделу

 

 

Подсистема планирования и контроля исполнения проектных работ

Предназначена для решения следующих основных задач:

1. Формирование графиков выполнения проектных работ, на основе использования ранее выполненных проектных решений, либо на основе библиотеки типовых проектных решений (шаблонов), либо путем непосредственного ввода информации.

2. Контроль исполнения проектных работ с возможностью выделения и отслеживания критических путей.

3. Оценка календарной загрузки подразделений и организации в целом (по дням, неделям, месяцам).

4. Формирование отчетности по выполняемым и просроченным работам в разрезах заказчиков, ГИПов, отделов и др.

Перед тем как приступить к заключению договора и работе над проектом, у ГИПа, либо начальника отдела имеется возможность вначале составить план-график выполнения работ, согласовать его с отделами, оценить загрузку подразделений, определить возможную дату окончания проекта. Далее эта информация будет использоваться для контроля над ходом выполнения проектных работ.

Составление и редактирование графиков возможно как в графическом виде, так и в табличном. В системе есть возможность учета связей между отдельными работами  (смежные работы) с предоставлением возможности последующего согласования передачи заданий смежным отделам. Для контроля исполнения работ, система предусматривает возможности использования рабочего места диспетчера или непосредственные отметки выполнения исполнителями. Корректировка графика в процессе работы может осуществляться в диаграмме Ганта или в таблице  (по выбору пользователя). В графике и в таблице можно указывать связи между работами. При увеличении сроков выполнения работы, от которой зависят другие работы, 
программа предложит: уменьшить сроки выполнения последующих работ  (если нельзя допустить срыв срока выполнения работ по договору) или  передвинуть работы вперед  (без изменения их длительности). График работ может быть взят ГИПом на редактирование. При этом в системе сохраняется его старая версия, после внесения изменений, он может быть передан в работу.

В более ранних версиях подсистемы осуществлялась финансовая оценка загрузки подразделений. Общая сумма выполняемых работ за тот или иной период и определяла загрузку подразделения. В текущей версии системы вместо суммы выполняемых работ используется суммарная трудоемкость, выраженная в человеко-днях. Для определения трудоемкости работ используются две возможности – первая заключается в непосредственном указании трудоемкости работы в графике, или справочнике (шаблоне). Это подразумевает нормирование работ. Такая оценка в силу дополнительных временных затрат не всегда может быть выполнена, в этом случае будет использоваться вторая возможность определения трудоемкости – финансовая. Она заключается в том, что в справочнике заранее определяются стоимости  одного человеко-дня работ для каждой из специальностей. После определения стоимости работ, автоматически осуществляется переход к трудоемкостям. Подсистема допускает комбинированный подход – использование финансовой оценки трудоемкостей, там, где не задана нормированная трудоемкость. Например, ГИП может получить финансовые трудоемкости работ и уточнить вручную (нормировать) те трудоемкости, которые требуют корректировки. В конечном итоге загрузка подразделений выражается в человеко-днях за период работы (день, неделя, месяц). При необходимости, разделив данный показатель на количество специалистов подразделения, можно получить процентное выражение загрузки за период времени.

Табличное представление графика выполнения работ (Р-работа, З-задание, В-выпуск рабочих чертежей):

Графическое представление графика выполнения работ (диаграмма Ганта). В нижней части графика отражаются трудоемкости отделов и входящих специальностей:

 

Редактирование связей графика выполнения в табличном виде. Можно использовать логику «кому» (ГИП рассуждает —  кому нужно передать задание после выполнения), либо логику «от кого» (ГИП рассуждает — от кого нужно получить данные, чтобы приступить к текущему заданию):

Просроченные работы по специальности АПМ-01 по состоянию на 07.04.15г.:

Общая картина загрузки по институту, отделам, специальностям. По дням, неделям, месяцам, суммарная и в разрезе договоров и этапов:

Загрузка отдела АПМ, видна загрузка входящих специальностей, как общая, так и в разрезе этапов договоров.

Загрузка специальности, суммарная и в разрезе этапов договоров.

 

Есть возможность выгрузить готовый график в MS Project. Для этого используем  кнопку «Р» в правой части графика.

Еще один важный момент планирования. Подсистема предполагает составление планов по составу проектов. Они могут формироваться на основе шаблонов с последующей коррекцией. При отгрузке в накладных указываются позиции планов. Это позволяет: ответственным специальностям видеть планы по выпуску документации, а ГИПу видеть ход отгрузки (предварительная, окончательная, сроки даты) запланированных комплектов.

Плановый состав проекта этапа:

План по выпуску и отгрузке документации отдела:

 

Кроме того следует учитывать, что графики взаимодействия между отделами, содержат не только задания, но и выпуск рабочих чертежей, которые также увязываются с составом проекта, в этом случае автоматически получаем сроки работ по выпуску комплектов.

График выполнения работ с указанием комплектов состава проекта:


Последнее обновление — 17.04.2015. Для получения демонстрационной версии свяжитесь с нами по электронной почте: ecos@itcenter.by

Наши специалисты помогут Вам установить демонстрационную версию и проведут презентацию по ее основным возможностям.

Видео-презентация по настройке экономической подсистемы (167 Мб)

Видео-презентация по работе с экономической подсистемой (224 Мб)


В настоящий момент закладываются основы для дальнейшего развития возможностей системы. Поэтому нам интересны ваши пожелания и предложения. Если они не будут сильно специфичными, то они будут включены в новые редакции, выход которых осуществляется  с небольшой периодичностью.

По всем возникающим вопросам обращайтесь по электронной почте: ecos@itcenter.by

Наш адрес: 220090, Республика Беларусь, г.Минск, Логойский тракт, 22А-97.

© 2015 ITCenter.by, ООО «АйТи Центр». Контактные телефоны:

(+375 17) 262-64-67, 336-40-60, 336-40-70