Программы Партнеры Новости Контакты
ITCENTER : ПРОГРАММЫ ПАРТНЕРЫ НОВОСТИ КОНТАКТЫ ЭКОС-проект Файловый архив

Автоматизированная система экономического учета договоров, планирования и электронного документооборота «ЭКОС Проект». Модуль экономического учета договоров.

1. Модуль предназначен для управления и ведения экономического учета договоров и позволяет интегрировать деятельность всех подразделений института: ППО, ГИПов, производственных отделов и руководство. Модуль предназначен для решения следующих задач:

2. Ведение финансового учета (плановое распределение и фактическое списание финансовых средств отделами, формирование и регистрация справок выполненных работ, распределение финансовых резервов, поступление финансовых средств от заказчиков, оплата за выполненные работы подрядчиками);

3. Обеспечение руководства института оперативной информацией о финансовом положении, как по институту в целом, так и по отделам, ГИПам и т.д.;

4. Обеспечение автоматического расчета и учета в базовых и текущих ценах, а также учета в разных валютах всех финансовых операций (командировочные расходы, оплаты актов и т.д.);

5. Получение в любой момент времени различных сводных, аналитических отчетов по финансовому состоянию института (также в разрезе отделов, ГИПов, заказчиков и др.).

С помощью модуля экономического учета можно отслеживать информацию от момента поступления письма-заказа до подписания актов выполненных работ и составления отчетов. В модуле предусмотрены разные виды рабочих мест, которые имеют свои функциональные возможности: определенный доступ к объектам, набор формируемых отчетов и т.д. (структура настраивается на этапе внедрения).

Поступившее письмо-заказ регистрируется в базе. На основании исходных данных составляется договор и вносится в электронный реестр. По мере поступления, в базу вносятся командировочные, прочие расходы, суммы оплаченных актов и выбираются суммы на зарплату. Таким образом, модуль экономического учета позволяет вести и отслеживать финансовые потоки в любую единицу времени, а также позволяет руководству контролировать объемы выполненных работ, остатки денежных средств по договору и выявлять должников заказчиков. Детальная разбивка объемов по подразделениям (отделам) позволяет четко контролировать финансовое состояние как по предприятию в целом, так и по отдельным подразделениям, отделам и ГИПам, а плановому отделу позволяет более эффективно распределять работы по подразделениям. Начальники отделов в любой момент времени могут просмотреть текущую финансовую картину по своему отделу.

Представленные материалы являются подборкой из настроек для различных проектных организаций. Все экранные формы, отчеты настраиваются под рабочие места с учетом специфики технологии проектирования и структурного состава конкретной организации. Поэтому рассматривайте изложенное с точки зрения информационного содержания и принципиальных возможностей системы.

 

Работа в системе начинается с главного меню:

 

Слева отображены закладки системы. В закладках в виде дерева могут быть отображены договора, письма, справочники и прочая информация. Справа – окно «Справка», при помощи которого можно создавать или искать объекты, договора, заказчиков, запускать отчеты, просматривать сводную информацию.

В системе может быть отображена работа по договору от момента получения письма-заказа от заказчика до подписания актов выполненных работ. Система предусматривает различные виды рабочих мест с четко ограниченными правами доступа к просмотру и редактированию информации, c различными видами экранных форм и отчетной документации.

Поступившее письмо регистрируется в базе ответственным исполнителем. На рисунках отображены варианты экранных форм писем-заказов.

 

 

 

 

Разработка экранных форм в каждом случае уникальна и настраивается под потребности заказчика.

Программа автоматически сформирует перечень документов на контроле, список писем за период, текущие не закрытые письма и прочее. К письму могут быть прикреплены отсканированные документы. ГИПы получают информацию о начале новой работы, поступлении исходных данных и т.д.

 

 

Далее по новой работе может быть составлено задание на разработку, опросный лист или другой документ, в котором участвующие подразделения указывают объемы планируемых работ, согласовывают с начальниками мастерских. Документ утверждается ГИПами. На этапе заполнения документа видно, какие подразделения задерживают согласование документа. Работа с документом может осуществляться одновременно несколькими подразделениями, при этом каждый может вносить изменения только в свою информацию или в информацию, к которой ему предоставлен доступ для редактирования. Утвержденный ГИПом документ храниться в системе и является основанием для расчета стоимости договора.

В системе может осуществляться учет различных видов договоров: проектно-изыскательских работ, авторского надзора, технического надзора и др. Для каждого вида договора настраивается своя экранная форма с набором предоставляемой информации. Договор вносится в систему ответственным исполнителем.

 

 

В дереве системы договора могут группироваться:

по статусам (новые договора, текущие, приостановленные, аннулированные, закрытые),

по ГИПам,

по заказчикам и т.д.


Система предусматривает поиск договоров и прочих объектов по указанным параметрам: шифру объекта, номеру договора, наименованию работ и проч. или по части буквенного обозначения. Если договоров (заказчиков, писем и пр.) с указанными параметрами несколько – программа предложит окно выбора:

 

 

При создании в системе нового договора программа автоматически присвоит ему порядковый номер. В договоре может вестись учет  информации от оформления договорных отношений с заказчиком до подписания акта выполненных работ, прохождения экспертизы.

Экранная форма договора может состоять из нескольких страниц: основная, график финансирования, этапы, распределение стоимости,
акты (справки), оплата, субподрядные работы и т.д.:

 

 

Формирование договорной документации может осуществляться в программе, или документация в различных форматах (word, excel и пр.)  может быть прикреплена к договору. На основании информации об оформлении договорных отношения программа автоматически предоставит выходные формы: «Не полученные договора, доп.соглашения от заказчика», «Не подписанные договора» и т.д. Программа может сформировать реестры договоров, книги регистрации договоров и проч.

Разбивка стоимости договора по участвующим подразделениям может быть по этапам, по карточкам, в этапе может быть несколько карточек. В карточке могут быть указаны субподрядные организации. Стоимость по карточке может разбиваться в базовых или текущих ценах.

 

 

 

 

Ежемесячно отделы отчитываются об объемах выполненных работ. На основании этой информации программа может рассчитать фонд заработной платы подразделения за месяц, остатки по договорам, этапам, планы на следующие отчетные периоды. В любой момент времени ГИПы, начальники отделов могут посмотреть информацию о выполнении работ по их объектам.

 

Текущие работы отдела:

 


Отчет «Свод средних зарплат по отделам»:

 

 

Отчет «План по мастерской на квартал»:

 

 

Отчет «План на квартал по отделу»:

В системе может осуществляться учет выставления актов и справок выполненных работ заказчику.

 

 

 

Акты, справки по договору:

При создании акта программа может автоматически присвоить порядковый номер, указать сумму по акту (исходя из остатков по договору, этапу). Распечатка актов и справок может осуществляться из программы (на основании шаблонов, предоставленных заказчиком). Программа сформирует «Реестр актов и справок», «Не полученные акты и справки от заказчика», «Акты и справки за текущий месяц-План» и т.д.

 

 

Экранная форма «Акт ПИР»:

 

 

 

Отчет «Реестр актов и справок»:

В рамках работ по договору привлекаются субподрядные организации. В программе может осуществляться учет субподрядных договоров, актов, оплаты по ним.

 

 

Субподрядные договора по генеральному договору:

На основании и информации по оплате программа сформирует отчет по задолженности перед субподрядными организациями. Можно сформировать отчеты по контролю сроков выполнения субподрядных работ и другие.

В программе может осуществляться учет оплаты за выполненные работы (или авансы) с заказчиками и субподрядными организациями. Платежное поручение регистрируется в системе ответственным исполнителем и прикрепляется к договору, акту или справке. Программа автоматически пересчитает суммы задолженности. В программе может быть добавлена функция получения платежных поручения из 1С.

 

 

Экранная форма платежного поручения:

 

 

Сводная информация «Не оплаченные акты по ГИПам»:

 

Система предусматривает хранение справочников: по заказчикам, по объектам, подразделения предприятия, ГИПы и пр.

 

В справочнике заказчиков хранятся его реквизиты, контактные телефоны, представители и проч. В справочнике подразделений отображена структура предприятия, его сотрудники.

В систему может вноситься информация по учетным карточкам, накладным, прохождению экспертизы.

 

 

Информация о прохождении экспертизы:

 

В любой момент времени можно получить различные сводные, аналитические отчеты по финансовому состоянию предприятия.

 

 

 

Отчет «План-отчет проектных работ»:

 

 

 

Отчет «Календарный план»:

 

Представленные возможности — это лишь часть общей информационной экономической модели предприятия. Чтобы получить более детальные комментарии, обращайтесь. Вас проконсультируют по всем интересующим вопросам, возможна организация презентации.